Cost of Vacancy

Cost of Vacancy (CoV)

Die CoV Kennzahl verdeutlicht die  finanziellen Auswirkungen vakanter Positionen auf das Unternehmen.

Die CoV geht weit über den offensichtlichen Verlust an Arbeitsleistung hinaus und umfasst eine Vielzahl von Faktoren:


Direkte Kosten

  • Entgangener Gewinn: Die fehlende Arbeitskraft führt zu einer unmittelbaren Reduzierung der Wertschöpfung.

Indirekte Kosten

  • Mehrbelastung: Bestehende Mitarbeiter müssen oft Überstunden leisten, um die Lücke zu füllen
  • Effizienzeinbußen: Die Gesamtproduktivität des Teams kann leiden
  • Qualitätsminderung: Die Arbeitsqualität kann aufgrund der Mehrbelastung sinken
  • Projektverzögerungen: Wichtige Vorhaben können sich verzögern oder stagnieren
  • Umsatzrückgang: Langfristig können unbesetzte Stellen zu Umsatzeinbußen führen


Vakante Positionen, insbesondere auf Managementebene können weitreichende und oft unterschätzte, finanzielle Konsequenzen für das ganze Unternehmen haben.

Kosten für eine unbesetzte Stelle

Die Kosten für eine unbesetzte Stellen lassen sich berechnen

Die Formel zur Berechnung der Cost of Vacancy, wurde 2005 von dem renommierten HR-Wissenschaftler Dr. John Sullivan von der San Francisco State University entwickelt [Cost of Vacancy Formulas for Recruiting and Retention Managers - Dr John Sullivan und berücksichtigt 3 Kernfaktoren:


  • Jahresgehalt der offenen Stelle
  • Auswirkung der Stelle auf den Unternehmenserfolg
  • Vakanzdauer (“Time to Hire” oder „Time to Fill“)


Die Basis für die Kosten bildet das Jahresgehalt des offenen Jobs, das für die Berechnung auf den Tagessatz dieses Mitarbeiters heruntergerechnet wird. Dieser Wert wird mit einem Faktor von 1 bis 3 multipliziert – je nachdem, wie viel Einfluss die Stelle auf den Umsatz des Unternehmens hat. 



Faktor 1: einfache Tätigkeiten, geringe Berufserfahrung

Faktor 2: Angestellte in Vollzeit ohne Führungsverantwortung

Faktor 3: Fachkräfte und Führungskräfte mit einem direkten Einfluss auf Umsätze und Gewinn. Also den größten Geschäftsauswirkungen bzw. business impact

Beispielrechnung

Beispielrechnung auf Basis der Formel von Sullivan

Ein Unternehmen hat eine offene Senior Management-Position mit einem geplanten Brutto-Jahresgehalt von 180.000 Euro und die Stelle bleibt für 60 Arbeitstage unbesetzt:

 

  • Bruttojahresgehalt: 180.000 Euro
  • Einflussfaktor 3: 
  • Arbeitstage pro Jahr: 250 Tage
  • Vakanzdauer („Time to Fill“)*: 60 Arbeitstage (3 Monate)


*Zeit zwischen Unterschrift des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag


Aus diesen Angaben ergibt sich, dass die unbesetzte Stelle nach nur 3 Monaten das Unternehmen bereits 130.000 EUR gekostet hat und Diesem dabei ein Ertrag von über 80.000 EUR entgangen ist.

Positionen mit hohem Einflussfaktor sollten so kurz wie möglich unbesetzt bleiben

„Leadership as a Service“ als Modell der Zukunft

„Leadership as a Service“ bietet durch den Einsatz von Interim oder Fractional Managern eine effektive Lösung zur Kostenreduzierung und kann neben der Überbrückung der Vakanz oft auch frischen Wind in Strukturen und Prozesse bringen:


  • Schnelle Verfügbarkeit: Erfahrene Manager können kurzfristig eingesetzt werden, wodurch Produktivitätsverluste minimiert werden.
  • Flexibilität: Bedarfsgerechte Besetzung der Vakanz, was die Kosten im Vergleich zu einer Vollzeitstelle senken kann.
  • Expertise on Demand: Hochqualifizierte Manager bringen sofort Fachwissen operativ ein, ohne lange Einarbeitungszeiten.
  • Reduzierung von Überstunden: Durch die  temporäre Unterstützung wird die Belastung des bestehenden Teams verringert.
  • Optimierung der Recruiting-Prozesse: Manager können bei der Suche nach einer langfristigen Lösung unterstützen und den Prozess effizienter gestalten.

Flexibel. Kompetent. Günstig.

Fazit

Unternehmen können mit Interim oder Fractional Managern die Cost of Vacancy signifikant reduzieren. Sie überbrücken nicht nur die Vakanz, sondern tragen aktiv zur langfristigen Wertschöpfung bei, während gleichzeitig die Kosten für Recruiting, Produktivitätsverluste und Überstunden gesenkt werden. Diese strategische Herangehensweise ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf Personalengpässe und den Aufbau z.B. neuer Geschäftsmodelle zu reagieren und dabei Kosten zu sp